南京师范大学教学实验室档案管理办法
我校实验室档案管理实行校、院(系)二级管理,为了进一步加强实验室档案管理,更好地为教学、科研服务,根据原国家教委办公厅下发的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》的规定及我校实际需要,特制定本办法。
第一章  归档项目
一、校极档案归档项目
1.价值20万元以上的仪器设备档案;
2.省级重点实验室档案;
3.国家级重点实验室档案;
4.校极实验中心档案;
5.营养费档案;
6.放射性同位素管理档案。
二、院(系)级档案归档项目
1.院(系)中心实验室档案;
2.价值10万元以上的仪器设备档案;
3.毒品、危险品档案。
第二章  归档内容
一、10万元以上仪器设备档案
1.申购报告、计划、专家论证报告,领导批复,(如,《精密贵重仪器设备可行性论证报告》);
2.订购合同;
3.开箱验收报告;
4.设备说明书及全套随机文件材料;
5.仪器设备在使用过程中形成的材料(如使用、检修、故障事故处理记录等)。
二、省级、国家级重点实验室档案
1.反映实验室基本情况的材料(房屋使用面积、设备情况、人员情况、教学和科研任务、培养的人才和取得的成果等);
2.学科各项论证材料;
3.实验室建设的有关文件、验收报告和评估报告;
4.实验室有关重大活动的材料、照片、图片等。
三、校级实验中心档案
1.实验室基本情况材料(房屋使用面积、设备情况、人员情况、建设时间、建立审批文件和验收报告等材料);
2.实验室的教学、科研任务情况(如实验开出记录、实验室专职人员岗位日志等);
3.实验室的特色及发展规划;
4.实验室培养人才情况及获奖情况;
5.实验室评估的全套材料;
6.价值10万以上的仪器设备材料(按仪器设备档案要求的归档);
7.每年800元以上仪器设备进帐单;
8.每年上报固定资产情况表。
四、院(系)级中心实验室档案
1.实验室基本情况材料(实验室建立审批文件材料、建设时间、人员情况、设备情况、房屋使用面积、验收报告等材料);
2.实验室教学、科研任务(要求坚持做“实验开出记录”);
3.实验室特色及发展规划;
4.实验室培养人才情况及获奖情况;
5.教师预做实验报告;
6.学生实验报告;
7.实验教材(指导书);
8.实验教学大纲、授课计划、试卷;
9.实验室评估的全套材料;
10.价值10万元以上的仪器设备材料(按仪器设备档案要求归档);
11.每年800元以上仪器设备进帐单;
12.每年上报固定资产情况表。
五、营养费档案
1.享受营养费人员的申请报告及批复材料;
2.享受营养费等级的技术鉴定材料;
3.人员体检情况材料;
4.人员工作变动情况。
六、放射性同位素档案
1.上级下发有关放射性同位素的各种管理文件及规定;
2.放射性同位素工作的各种许可证、合格证、上岗工作证及审批报告;
3.申购放射性同位素和射线装置及调入、调出、废源、送贮等报告、批复、处理情况材料;
4.新建、改建、扩建放射工作场所的审批、设计、验收等材料;
5.放射性同位素工作的检查和事故处理材料;
6.同位素工作人员的个人剂量和健康检查材料等。
七、毒品、危险品档案
1.上级下发的有关毒品、危险品各种管理文件及规定;
2.毒品、危险品工作、采购运输、贮存的各种许可证、合格证和上岗证;
3.新建、改建、扩建工作、贮存场所的审批、设计、验收等材料;
4.毒品、危险品采购计划、贮存、领用凭据和记录。
第三章  归档办法及归档时间
一、归档办法
    凡10万元以上的仪器设备,从申购到仪器设备投入正常运行期间形成的档案材料。
1.申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等);
2.上级或主管领导批复和准购批示;
3.订购合同(复印件)和会谈纪要、记录等;
4.进口设备过程中有关的技术商务文件;
5.开箱记录及装箱单;
6.安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单;
7.验收报告及有关文件材料;
8.索赔往来函件及结果文件。
    以上材料由教务处与资产处负责收集、立卷、登记、保管、并提供利用。
    以下材料,由仪器设备使用单位,指定专人按照仪器档案归档要求,收集、整理、立卷、编号、建帐、填写案卷目录,保管并提供利用。
1.设备说明书及全套随机文件材料;
2.使用、检修、故障事故处理记录;
3.重大事故的调查分析及处理意见;
4.技术发明和开发过程中形成的技术文件材料。
二、归档时间
1.每台仪器设备档案材料按单台仪器设备归档,必须在每年年底全部完成,填写好的案卷目录表和有关材料及时送到教务处和资产处分级立卷归档保管,并提供利用。
2.省级、国家级重点实验室的档案、校实验中心的档案,由各实验室填写《南京师范大学实验室档案》和其他归档材料一齐立卷、归档保管。
3.院(系)实验室档案,由各实验室填写《南京师范大学****院(系)实验室档案》和其他材料一齐在每年年底前立卷归档保管。
4.营养费档案和放射性同位素档案,由院(系)负责收集、立卷、归档、保管。
5.毒品、危险品档案,由各院(系)负责收集、立卷、归档、保管。
第四章、档案案卷格式要求
全校各实验室(含省级、国家级实验室、校实验中心、院系级中心实验室)都一律按照学校统一的案卷格式进行立卷归档。